Suomalaisille kotitalouksille on annettu selkeä suositus: varaudu pärjäämään 72 tuntia omillaan. Vettä, ruokaa, lääkkeet, käteistä, paristoradio — lista on tuttu monelle. Suosituksen nerokkuus ei ole listassa vaan ajattelutavassa: häiriö ei ole poikkeus vaan olettama, ja ensimmäiset kolme vuorokautta pärjätään sillä, mitä on valmiiksi mietitty.

Käännetään sama kysymys yritykselle: jos kriittinen järjestelmäsi, toimittajasi tai toimitilasi putoaa pois pelistä perjantai-iltana, pärjääkö toimintasi maanantaihin? Mikä on yrityksesi kotivara?

Yrityksen kotivara ei ole varasto vaan kyky toimia ilman järjestelmiä.

Yrityksen 72 tunnin lista

Kotivaraa kannattaa ajatella neljänä kysymyksenä. Tieto: jos pääjärjestelmät ovat alhaalla, mistä löytyvät asiakkaiden yhteystiedot, tilauskanta ja kriittiset dokumentit — ja onko varmuuskopion palautusta kokeiltu, vai onko se vain uskon asia? Viestintä: miten tavoitat henkilöstösi ja asiakkaasi, jos sähköposti ei toimi — onko olemassa lista, joka ei asu sen saman järjestelmän sisällä? Työ: mitkä prosessit voidaan ajaa käsin tai kynällä kolme päivää, ja tietävätkö tekijät sen? Ihmiset: kuka päättää ja kenellä on valtuudet, jos vastuuhenkilö on tavoittamattomissa?

Näihin neljään vastaaminen ei vaadi konsulttiprojektia. Se vaatii yhden työpajan ja rehellisyyttä. Ja aivan kuten kotivarassa, pointti ei ole täydellisyys vaan se, että ensimmäiset kaoottiset tunnit on mietitty etukäteen — silloin niitä ei tarvitse miettiä silloin, kun ajattelu on kalleinta.

Testaa, äläkä usko

Kotivaran heikkous on, että se pakkautuu kaappiin ja unohtuu — paristot vanhenevat, lääkkeet erääntyvät. Yrityksen jatkuvuussuunnitelmalla on sama tauti: se kirjoitetaan, hyväksytään ja arkistoidaan. Lääke on sama molemmissa: kierto ja kokeilu. Kerran vuodessa yksi iltapäivä, jossa oikeasti kokeillaan — palautetaan varmuuskopio, soitetaan varajärjestelmällä, ajetaan yksi tilaus läpi käsin. Jokainen kokeilu löytää jotain, ja jokainen löytö on halvempi nyt kuin häiriön keskellä.

Ensi keskiviikkona syyskuun ensimmäisessä artikkelissa jatkan siitä, mihin tämä päättyi: harjoittelematon suunnitelma on hypoteesi.

Aiheeseen liittyen palveluna: jatkuvuudenhallinta ja varautuminen.